Coronavirus (covid-19) | Réseau de l'Université du Québec

Coronavirus (covid-19)

Messages de la présidente aux membres du personnel du siège social

Message le plus récent – le jeudi 20 août

2020 - Une rentrée pas comme les autres

Bonjour à vous,

La fin de la saison estivale approche. J’espère que vous avez pu en profiter amplement, pour vous reposer, pour prendre du bon temps avec vos proches et pour refaire le plein d’énergie. En cette fin d’août, plusieurs se préparent à reprendre le chemin des écoliers. Mais à l’image du printemps dernier, cette rentrée sera bien spéciale, que ce soit comme parents ou comme travailleurs.

TOUJOURS LA CRISE SANITAIRE

Nous devons prendre acte que la crise sanitaire sévit toujours. Bien que la « courbe » des cas semble encore maîtrisée, y compris avec le déconfinement, une deuxième vague de contagion pourrait se produire, à la suite de la période des vacances et lors de la rentrée des classes. Aussi, sans surprise, la Direction de santé publique continue de privilégier le télétravail.

POURSUIVRE EN TÉLÉTRAVAIL

En conséquence, nous poursuivrons nos activités en mode télétravail pour les deux prochains mois, soit jusqu’à la fin du mois d’octobre. Comme depuis avril, seules les personnes dont les activités exigent une présence seront admises à nos bureaux seulement après avoir obtenu l’autorisation de leur gestionnaire et celle de Christian Gingras.

Nous évaluerons la situation à nouveau vers la mi-octobre. Sachant que vous vous êtes déjà bien approprié votre nouvel espace de travail à la maison, il nous semble contreproductif de revenir à nos bureaux avec le risque de devoir retourner chez nous peu après. Alors que le déconfinement se poursuit, que les enfants retournent en classe ou en garderie, et que nous maîtrisons de plus en plus les outils à notre disposition, nous estimons que chacun sera en mesure d’assurer sa pleine prestation de travail à distance, de 35 heures par semaine. Aussi, à partir du 8 septembre l’ensemble des dispositions du Protocole s’applique, c’est-à-dire que les employés devront remplir une feuille de temps pour tout congé ou absence, ainsi que pour l’horaire variable, pour ceux qui s’en prévalent.

Cette approche nous semble plus prudente et cohérente, à la hauteur de nos engagements en matière de santé et sécurité au travail envers chacune et chacun de vous, et nous permet de concentrer nos énergies et nos efforts là où ils sont attendus, soit : soutenir les établissements du réseau qui doivent réussir leur rentrée en ce contexte de pandémie de COVID-19.

Encore une fois, je vous en remercie sincèrement et je vous invite à déployer la même énergie au cours des prochains mois. Pour ceux qui trouvent le temps long, sachez qu’un plan de retour progressif dans nos locaux est prêt et que nous serons aptes à le mettre en œuvre quand les conditions sanitaires le permettront.

À MOYEN TERME, VERS UN MODÈLE HYBRIDE

Par ailleurs, comme équipe, nous souhaitons tirer des leçons positives de cette crise et envisageons le travail dans un horizon post-COVID. En effet, vous avez su démontrer pendant cinq mois qu’il était possible de travailler à distance, tout en assurant une prestation de service motivée et de qualité. Mais pour aller au-delà des bruits de couloirs « virtuels », nous avons mandaté une professeure de la TÉLUQ, Diane-Gabrielle Tremblay, afin de nous accompagner dans une réflexion pour penser le futur de notre organisation à ce chapitre.

La première étape a été de vous consulter. Je vous remercie d’avoir pris le temps de répondre au sondage transmis en juillet. De cette consultation, il ressort clairement deux tendances. Certains membres de l’équipe souhaitent revenir à temps plein au bureau, alors que d’autres favoriseraient un mode hybride, mariant le mode présentiel et le télétravail. Je suis très ouverte à considérer de telles options, dans la mesure où les fonctions du poste y sont favorables. Au cours de l’année à venir, nous préciserons les modalités à cet effet, en étroite collaboration avec les représentants de votre Association et les gestionnaires. Il s’agit d’un changement majeur dans la culture du travail qui mérite, il me semble, d’être

PROCHAIN RENDEZ-VOUS

Même si nous avons dû modifier nos façons de travailler, certaines bonnes habitudes demeurent, dont la rencontre de la rentrée. À défaut de pouvoir vous y rencontrer en personne, nous aurons rendez-vous par zoom, le mardi 1er septembre à 14 heures, et c’est avec plaisir que je répondrai à vos questions. Une invitation Outlook vous sera acheminée à cet effet.

En vous souhaitant une bonne rentrée 2020 !

Johanne

Messages précédents

Message du 7 mai

Prendre soin de nous !

Bonjour à vous,

La présente semaine nationale de la santé mentale prend une couleur bien particulière cette année. Et alors que nous allons télétravailler encore jusqu’au mois d’août, il est plus que jamais important que nous prenions soin de nous toutes et tous.

Notre nouvelle réalité en télétravail offre certains avantages du point de vue professionnel, familial et personnel. Nous avons moins à courir pour aller prendre le bus, l’auto et rejoindre le bureau. Nous n’avons plus de lunch à préparer. Certains horaires peuvent être aménagés pour profiter des rayons de soleil lors de promenades de santé. Malgré tout, il n’en demeure pas moins que nous sommes plus isolés, que les limites entre temps personnel et temps professionnel sont plus floues et que la situation actuelle comporte son lot d’incertitudes et de changements, ce qui n’est pas toujours facile à vivre, nous en sommes bien conscients.

DES RESSOURCES À VOTRE PORTÉE

Pour vous aider à traverser la situation et à l’appréhender le mieux possible, différentes ressources sont mises à votre disposition. Nous sommes actuellement en démarche pour en identifier d’autres, complémentaires à celles que nous avons déjà. Je tiens à vous rappeler que vous pouvez accéder à un soutien professionnel confidentiel pour vous aider à gérer vos préoccupations en matière de travail, de santé ou de vie, par le biais de notre programme d’aide aux employés et à la famille (1 800 361-2433). Le site de l’Association canadienne sur la santé mentale offre pour sa part diverses ressources très intéressantes.

Enfin, rien de tel qu’une bonne discussion virtuelle avec vos collègues ou vos proches.

Comme l’a dit Socrate : « Il n’existe point pour l’homme de bien plus précieux que sa santé. ». Merci de prendre soin de vous.

Sur ce, je vous souhaite une bonne journée et une excellente fin de semaine,

Johanne

Message du 1er mai

En mode télétravail!

Bonjour à vous,

Bien que le mot à la mode cette semaine soit « déconfinement », je tiens à vous indiquer que nous poursuivrons nos activités en mode télétravail, et ce, jusqu’à la fin du mois d’août, à moins d’un revirement majeur. Même si le Québec rouvre ses écoles, ses services de garde, certaines entreprises et des régions, nous devons continuer à faire preuve de la plus grande prudence. Je vous invite d’ailleurs à mettre en œuvre toutes les mesures sanitaires prescrites par le gouvernement afin de rester en santé, sans oublier votre santé mentale.

Avec la réouverture des écoles et des services de garde, plusieurs d’entre vous auront une décision à prendre pour leurs enfants. Pour ma part, j’estime qu’à ce jour, comme équipe, nous avons su offrir une bonne prestation de service. Aussi, votre choix sera respecté et, quel qu’il soit, n’affectera pas votre rémunération qui demeurera telle qu’elle l’a été depuis le début du télétravail. Vous seul pouvez juger de la situation qui vous offre les meilleures conditions pour concilier la santé, le travail et les responsabilités familiales. Concernant nos bureaux, ils demeurent physiquement fermés, mais vous pouvez accéder au bâtiment si nécessaire en avertissant votre gestionnaire et en obtenant par la suite l’autorisation de Christian Gingras.

SOLIDARITÉ

Bien que la situation ne soit pas facile et qu’elle entraîne son lot d’aléas, nous avons la satisfaction d’œuvrer dans un secteur prioritaire pour la société québécoise. Nous travaillons à appuyer les dix établissements du réseau pour rendre l’enseignement supérieur accessible à toute la population, et contribuer au développement des régions, sur les plans scientifique et économique. De plus, nous bénéficions encore de notre salaire, ce qui n’est pas donné à tout le monde. Je pense particulièrement à ces nombreux étudiants, plus affectés financièrement.

L’accessibilité prendra un sens particulier cette année. Les étudiants auront encore plus besoin de soutien. Dans cette perspective, je vous invite à faire un don à la Fondation de l’Université du Québec en remplissant le formulaire mis à votre disposition. Les dons recueillis par notre Fondation sont entièrement redistribués à la communauté étudiante puisque l’Université du Québec prend à sa charge l’ensemble des dépenses liées à son administration. Je salue à l’avance votre générosité en ces moments difficiles à l’égard des étudiants du réseau.

Heureusement, depuis le début de la pandémie, les Québécois font preuve d’une grande solidarité, que ce soit en aidant dans les résidences pour personnes âgées, en allant à l’épicerie pour son voisin qui éprouve des problèmes de santé, ou encore en donnant à des organismes communautaires. Comme la chanteuse camerounaise Suzi Viany le clame : « Être solidaire ce n’est pas que des mots, mais c’est aussi agir, même à distance. »

Je vous souhaite une excellente journée et une très agréable fin de semaine,

Johanne

Message du 17 avril

Félicitations pour votre énergie !

Bonjour à vous,

Les jours s’égrènent et les semaines de télétravail se succèdent tandis que le printemps tarde un peu à s’installer. En cinq semaines, nous avons réussi ensemble à continuer nos activités, et ce, malgré toutes sortes de contraintes tant technologiques que personnelles. Je tiens toutes et tous à vous féliciter pour l’énergie que vous avez déployée jusqu’à présent et pour la façon dont ensemble nous réussissons à continuer d’offrir des services aux établissements et à répondre à notre mandat d’accessibilité à l’enseignement supérieur, de progrès scientifique, de développement du Québec et de ses régions.

LECTURE DE FIN DE SEMAINE

Grâce à vous toutes et tous, le dynamisme du réseau s’incarne de nombreuses façons et à toutes sortes de niveaux. Afin de constater comment cela se concrétise dans la société, je vous invite à prendre un peu de temps en fin de semaine pour lire la publication de l’encart sur la recherche faite dans le réseau de l’Université du Québec qui a été réalisée en collaboration avec le magazine Québec Science. Ce bulletin intitulé « Recherche autochtone : Aller de l’avant » fait ressortir comment les universités se mettent au diapason des réalités et des besoins des Premiers peuples afin de mieux y répondre. Le nombre de chercheurs et d’étudiants d’origine autochtone sera ainsi appelé à grandir, tout comme leur contribution à la science. Je vous invite donc à découvrir ces recherches faites par des chercheurs et chercheuses du réseau par, pour et avec des Autochtones.

POUR VOUS AIDER À GÉRER LA SITUATION

D’autre part, je tiens à vous indiquer qu’en début de semaine prochaine, une capsule web pour vous aider à mieux gérer la situation actuelle en mode télétravail vous sera transmise ainsi qu’un guide pour expliquer la pandémie aux enfants. Ce guide a d’ailleurs été réalisé par deux professeurs de l’UQAM.

Nous devrions pouvoir compter sur une belle fin de semaine. Je vous invite à en profiter pleinement, car comme l’a dit l’écrivaine Anne Bradstreet, « S’il n’y avait pas d’hiver, le printemps ne serait pas si agréable : si nous ne goûtions pas à l’adversité, la réussite ne serait pas tant appréciée. »

Sur ce, je vous souhaite à toutes et tous une agréable fin de semaine!

Johanne

Message du 14 avril

Vers une relance… en mode télétravail

Bonjour à vous,

J’espère que ce long congé pascal vous a fait le plus grand bien. Pour ma part, ces quelques jours ont été favorables à prendre un peu de recul et à susciter quelques questionnements sur notre avenir collectif. N’est-ce pas d’ailleurs ce que l’on peut tirer de positif de telles situations de crise qui remettent en question certains acquis ?

Comme moi, vous avez certainement été frappés par la situation des plus vulnérables, à commencer par nos aînés vivant dans des CHSLD touchés par la pandémie. Les données montrent aussi la concentration des impacts sur des populations ayant moins de ressources. J’ai aussi une pensée pour des communautés autochtones dont les conditions de vie sont déjà difficiles en temps « normal ». Comme le disait l’humoriste Yvon Deschamps il y a plusieurs décennies déjà : « mieux vaut être riche et en santé, que pauvre et malade ».

Comme le suggèrent certains, le moment est peut-être propice pour repenser certains de nos modèles, afin qu’ils intègrent plus d’écologie, plus de justice, plus de résilience. Je suis fière de savoir que nos institutions universitaires peuvent justement contribuer à ces réflexions. La créativité et l’innovation que nous mettons de l’avant doivent être stimulées pour penser cette relance que nous appelons tous et toutes de nos vœux. Voilà tout un chantier auquel nous pourrons participer comme citoyens et comme organisation.

En attendant, plus modestement, chacune des équipes s’active pour proposer de nouvelles façons de rendre nos services. Pour cette nouvelle semaine de télétravail qui commence et pour vous aider à accomplir vos tâches, vous trouverez ci-dessous quelques informations qui pourraient vous être utiles.

SIGNATURE ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS

Nos collègues du secrétariat général ont travaillé fort afin de trouver une solution qui nous permette de signer à distance des contrats ou toute autre entente. Offrant un niveau élevé de fiabilité juridique, la plateforme ConsignO Cloud nous permet de signer des documents électroniques certifiant l’identité des signataires et l’intégrité des documents. Les documents signés ainsi sont admissibles en cour et opposables à leurs signataires. Aucune installation ni formation n’est requise. ConsignO Cloud fonctionne avec un simple navigateur Web et génère automatiquement un journal d’audit complet, scellé numériquement et auquel est incorporé un document en format PDF/A-3.

SERVICE DES ARCHIVES

Du côté des archives, l’équipe en place offre maintenant son service de soutien en mode télétravail, pour les activités qui peuvent se faire à distance. Les demandes sont traitées dans les meilleurs délais.

Nous vous invitons à consulter la section du site Web de l’Université du Québec qui est consacrée à la gestion documentaire. 

DEMANDES D’ACCÈS À L’INFORMATION

Enfin, je tiens à vous rappeler que si votre secteur est visé par une demande d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chap-A-2.1), vous devez en informer, le plus rapidement possible, le secrétaire général, André G. Roy, afin qu’il avise le requérant du traitement de sa demande.

Je vous souhaite à toutes et à tous une excellente semaine de quatre jours.

Johanne

Message du 9 avril

Pour une vraie pause pendant quatre jours !

Bonjour à vous,

Nous voilà à la veille du long congé pascal, quatre jours de repos bien mérités, alors que nous traversons une période pour le moins particulière. Le télétravail s’impose dorénavant comme notre nouvel allié, mais il apporte avec lui son lot de défis. Finis les dossiers réglés en se croisant dans les couloirs, terminés les échanges rapides pour préciser un dossier. Il faut maintenant organiser des visioconférences planifiées dans nos agendas respectifs. La flexibilité que nous procurait notre proximité physique en a pris pour son rhume, mais cette distanciation nous évite de propager le virus et de tomber malades, ce qui demeure notre priorité !

PRENDRE DU TEMPS POUR VOUS

Bien que cette nouvelle réalité puisse avoir certains avantages, comme se faire un café à tout moment, il n’en reste pas moins qu’elle apporte son lot de stress professionnel, mais aussi personnel. J’ai notamment une pensée pour ceux et celles qui doivent gérer des enfants et voir à la fée des dents et au lapin de Pâques. Nous devons tous prendre soin de nos proches, parfois bien stressés et avec des besoins particuliers. Mais, si on s’occupe des autres, il est aussi important de prendre du temps pour soi. Je vous demande donc pendant cette longue fin de semaine de vous reposer et d’oublier le travail. Dites-vous que l’Université du Québec est sur pause et prenez du temps pour vous ! Comme a dit le journaliste Sydney Harris : « C’est au moment où l’on n’en a pas le temps qu’on devrait se détendre. »

Sur ce, je vous souhaite de très joyeuses Pâques et une excellente pause de quatre jours !

Johanne

Message du 3 avril

Ensemble, C’EST TOUT !

Bonjour à vous,

Plus que jamais, nous avons besoin d’être ensemble, de nous appuyer les uns les autres sur nos expertises spécifiques pour gérer la situation, répondre du mieux possible à notre mission d’accessibilité et en faire une expérience constructive pour notre milieu, mais aussi pour toute la société québécoise.

Pour nous aider dans cette tâche, je tiens d’ailleurs à souligner le retour parmi nous, depuis le 30 mars, de monsieur André G. Roy dans ses fonctions de secrétaire général. Nous lui souhaitons un bon retour. Conséquemment, monsieur Martin Hudon reprend pour sa part ses fonctions d’adjoint au secrétaire général et de conseiller juridique. Je tiens à les remercier tous les deux pour leur excellent travail dans leurs postes par intérim respectifs.

Le siège social de l’Université du Québec a un rôle essentiel pour soutenir les établissements du réseau et chacun de notre côté en mode télétravail, mais tous ensemble à la fois, nous devons en ce moment faire preuve d’un dynamisme remarquable et relever haut la main ce défi incroyable. Je tiens d’ailleurs à saluer ce que chacun d’entre vous a fait jusqu’à présent et il semble qu’il faudra encore continuer à le faire pour un certain temps.

SÉCURITÉ À PRENDRE AVEC ZOOM

Afin de nous aider dans notre nouvelle réalité de télétravail, beaucoup de nouvelles questions et réponses ont été déposées sur notre intranet (voir ci-dessous). Comme vous le constaterez, les mises à jour et les ajouts sont maintenant affichés en jaune. Je tiens à attirer particulièrement votre attention sur la plateforme Zoom, qui présente des problèmes de sécurité et de confidentialité. L’Université du Québec a mis des mesures en place pour limiter les risques et vous propose une façon d’utiliser la plateforme de façon plus sécuritaire, en attendant que la compagnie Zoom apporte les correctifs appropriés. Je vous invite à consulter le document Avis de sécurité — Plateforme Zoom.

DOCUMENT SUR LE TÉLÉTRAVAIL

De plus, je vous suggère de lire attentivement l’excellent guide sur le télétravail qui a été préparé par vos collègues de la direction des ressources humaines et de la rémunération globale. Beaucoup de recommandations et de conseils s’y retrouvent pour nous permettre d’aborder du mieux possible notre travail à la maison tout en restant en santé tant physique que mentale. Il est très important de prendre soin de soi et particulièrement en ce moment.

Je vous souhaite un excellent vendredi, tous ensemble à distance, et une très agréable fin de semaine ! 

Johanne

Message du 30 mars

NOUVELLES HABITUDES ET NOUVEAUX APPRENTISSAGES

Bonjour à vous,

Nous commençons aujourd’hui une troisième semaine de distanciation sociale et de nouvelles habitudes de télétravail s’installent tandis que nous faisons de nouveaux apprentissages.

FORMATION TEAMS

Pour vous aider à vous familiariser avec la technologie Teams, un partage de pratique a été créé par Lucie Charbonneau et Dominique Papin de la direction du soutien aux études et des bibliothèques. Deux séances auront lieu :

  • mardi 31 mars, de 14 h à 15 h
  • mercredi 1er avril, de 8 h 30 à 9 h 30

La formation sera enregistrée, au cas où vous ne seriez pas disponibles à ces moments.

FORMULAIRE D’AUTODÉCLARATION

Concernant le formulaire d’autodéclaration, nous vous rappelons que vous ne devez le remplir que si vous :

  • revenez de voyage;
  • habitez avec une personne invitée à se mettre en quarantaine;
  • avez été en contact avec quelqu’un d’infect ;
  • êtes malade.

FEUILLES DE TEMPS

Par ailleurs, vous n’avez pas à remplir de feuilles de temps, sauf si vous prenez des vacances ou si vous avez une incapacité majeure.

COURRIELS

Enfin, nous vous suggérons de mettre un courriel de réponse automatique indiquant le message suivant :

« Conformément à la directive gouvernementale émise dans le contexte du coronavirus (COVID-19), l’Université du Québec poursuit sa mission d’accessibilité à l’enseignement supérieur en privilégiant le mode télétravail. Ainsi, je prendrai mes courriels à distance de façon régulière et je ferai les suivis dans les meilleurs délais. Merci de votre compréhension. »

Je vous souhaite une excellente semaine de télétravail !

Johanne

Message du 26 mars

Pour une rencontre virtuelle, un webinaire demain

Bonjour à vous,

En deux semaines, nos vies ont été transformées du tout au tout. Que de changements et d’apprentissages nous avons dû effectuer, tant sur le plan personnel que professionnel. La flexibilité et la capacité d’adaptation sont devenues nos meilleures alliées. En seulement dix jours, notre organisation a redéployé ses activités en mode télétravail. Nous devons maintenant apprivoiser cette nouvelle façon d’échanger.

Nous commençons à trouver nos repères dans ce nouveau rythme de travail, ponctué de courriels, de textos et de téléphones. Mais, nous ne communiquons pas seulement avec des mots : la communication non verbale est tout aussi importante. Certains experts vont jusqu’à dire qu’elle représente 70 % du message. J’ignore si j’irais jusque-là, mais, je pense qu’elle demeure essentielle, surtout en cette période de grands bouleversements.

WEBINAIRE

Nous allons tenter ensemble de faire le point sur le travail accompli et sur les développements à venir. Je vous invite donc à participer à un webinaire qui aura lieu demain, le vendredi 27 mars, à 10 h 30. Tous ensemble, grâce à la technologie Zoom, nous pourrons échanger en nous regardant. Vous pourrez alors poser vos questions.

Vous pourrez participer à cette réunion par PC, Mac, iPad, iPhone ou appareil Android ou par téléphone (audio seulement). Si jamais vous avez des problèmes de connexion, un technicien sera possible par courriel ou par Teams.

J’espère que nous serons meilleurs que les personnages de Like-moi qui sont pour le moins confus. Je vous invite à les regarder pour rire un peu : https://zonevideo.telequebec.tv/media/48801/appel-conference/like-moi.

Au plaisir de vous voir !

Johanne

Message du 24 mars

La technologie, plus qu’hier, moins que demain

Bonjour à vous,

Je me permets aujourd’hui un mot plus personnel, pour partager avec vous une page de vécu. Ma première réunion d’équipe avec Teams.

C’était ce matin. Nous nous étions lancés comme défi de tenir une réunion sur cette plateforme. Après 15 minutes de sparages pour comprendre sur quel bouton appuyer pour afficher telle ou telle autre fonctionnalité, quelle fenêtre ouvrir ou fermer, nous avons enfin réussi à commencer la conversation. Et je vous épargne le fait que nous avons dû nous débrancher, puis nous rebrancher parce que la moitié de notre grand groupe (de six personnes) était en ligne sur une autre réunion, comme dans un monde parallèle.

RENFORCER LE SAVOIR-FAIRE

Quinze minutes, c’est long quand on est dans une période de crise ! Mais en même temps, c’est parfois quand on est obligé qu’on doit plonger pour faire face à la musique. Aussi, je réalise que notre organisation fera des apprentissages accélérés en matière de TI et de bien d’autres aspects lors des semaines à venir. Pour soutenir ce changement, nous centraliserons bientôt les différentes ressources à notre disposition dans un endroit facile d’accès pour tous.

Plutôt étonnant, car nous avions inscrit cet objectif dans le plan d’action pour l’Université du Québec 2019-2023 : « Renforcer les savoir-faire du personnel en matière de TI ». L’ambition était de pouvoir s’approprier les technologies de l’information comme outils pour renforcer nos capacités d’action. Il semble que nous y parviendrons bien plus vite que prévu.

FEUILLES DE TEMPS

Et enfin, autre innovation pour la période débutant le 16 mars, vous n’aurez pas à compléter de bonnes vieilles feuilles de temps sauf si vous prenez des vacances ou si vous avez une incapacité majeure. De plus, pour la période du 16 au 29 mars 2020 et les périodes subséquentes, l’horaire variable est suspendu pour tous les employés. Les heures supplémentaires ne seront autorisées que sur une base exceptionnelle et après entente avec le supérieur immédiat. Ceci prévaudra pour une période indéterminée. Je vous invite à lire à ce sujet ce qui sera ajouté demain dans la Foire aux questions, en plus des autres informations sur les nouvelles heures d’accès (7 h à 16 h) et la procédure à suivre obligatoirement avant tout déplacement à nos bureaux.

Je vous souhaite une belle soirée, branchée avec vos proches avant de vous brancher avec vos collègues !

Johanne

Message du 23 mars

Pas de changements, pas d’agréments

Bonsoir à toutes et tous,

Nous avions bien prévu qu’il nous faudrait être flexibles et ajuster notre action au besoin. C’est le cas avec les nouvelles directives émises par le premier ministre François Legault lors de son point de presse d’aujourd’hui, lundi 23 mars, qui demandent aux entreprises et services non essentiels de fermer leurs bureaux d’ici le mardi 24 mars, à minuit.

En conséquence et à moins d’indications contraires, nous continuons à faire en sorte qu’un minimum de nos employés doivent et puissent se présenter à nos bureaux. Selon les informations actuellement disponibles, les entreprises qui assurent les services de maintenance et d’entretien ménager des édifices font partie des services essentiels. Donc même si l’accès à nos bureaux est contrôlé, il sera possible à certains d’entre vous d’y poursuivre des activités. De plus, si vous avez des documents ou des effets personnels à récupérer, vous pourrez le faire. Cependant pour vous présenter dans nos locaux, vous devrez avoir reçu l’autorisation de votre supérieur ainsi que celle de Christian Gingras de la DRMI. Ce dernier s’assurera de gérer la circulation sur les étages et dans l’immeuble. Une plage horaire vous sera assignée pour votre passage dans nos bureaux et vous devrez la respecter.

TÉLÉTRAVAIL

Par ailleurs, comme l’a aussi indiqué le premier ministre François Legault, le télétravail demeure la voie privilégiée pour poursuivre nos activités. Avec l’annonce faite dimanche en conférence de presse concernant la prolongation des mesures prises pour le réseau de l’éducation, nous savons également à présent que cette modalité prévaudra assurément minimalement jusqu’au début mai. Aussi, nous continuons à redéployer nos services en ce sens. La majorité d’entre vous êtes déjà équipés et fonctionnels. Nous attendons encore quelques ordinateurs portables pour répondre à certains besoins. Les personnes concernées par ces nouveaux portables seront contactées individuellement pour convenir de la suite des choses.

FOIRE AUX QUESTIONS

Une foire aux questions a été mise en ligne samedi. Je vous invite à la consulter, sachant qu’elle sera mise à jour quotidiennement selon les besoins. J’attire particulièrement votre attention sur le Formulaire d’autodéclaration à remplir au besoin, comme spécifié dans la foire aux questions.

Enfin, dans cette période de confinement, nous pourrons tester nos outils technologiques et nos capacités à communiquer à distance.

Je me permets de vous rappeler que la raison première de toutes ces mesures, c’est la santé publique et le fait que chaque petit geste permettra peut-être de sauver quelques vies en fin de compte. Nous tenons à vous et c’est pour cela que nous vous demandons de suivre les consignes qui vous sont données.

Dans ces circonstances exceptionnelles, je vous souhaite le meilleur début de semaine possible et une bonne soirée de confinement.

Johanne

Message du 20 mars

Bonjour à tous et à toutes,

Nous terminons une semaine bien particulière alors que nous avons vécu plusieurs premières. La déclaration d’urgence sanitaire et la cascade de décisions qui en a découlée ont bouleversé notre quotidien et nos modes de vie. Mais ce contexte unique a aussi été l’occasion de voir à l’œuvre la puissante capacité d’adaptation des personnes et de notre organisation.

C’est entre autres ce que je retiens de la rencontre des cadres tenue cet après-midi. Tour à tour, les directeurs et les directrices ont exposé comment leurs équipes se sont mobilisées dans les derniers jours, et comment elles ont su redéployer une bonne partie de leurs activités vers le télétravail. Dès ce matin, j’ai d’ailleurs pu annoncer aux chefs des établissements du réseau que l’Université du Québec est toujours en mesure de leur offrir des services de qualité et de les accompagner à traverser cette période difficile.

En plus du dévouement admirable dont chacun et chacune a fait preuve dans ces circonstances, ce sont aussi les liens unissant les membres de nos équipes qui nous ont permis d’être aussi efficaces : nous devions communiquer et avancer ensemble dans la même direction.

Il reste évidemment encore des questions à régler, encore des défis à surmonter pour pouvoir prétendre être au meilleur de nos capacités. Mais dans les circonstances, nous avons de plus en plus de réponses pour poursuivre ce travail. Par exemple, dès lundi, certaines personnes seront autorisées à venir à nos bureaux pour assurer leurs prestations. De même, ceux et celles souhaitant venir chercher des documents ou du matériel pourront le faire.

Mais, dans tous ces cas, il s’agit encore d’exceptions. Avant de vous déplacer à nos bureaux, vous devez impérativement contacter votre gestionnaire au préalable pour obtenir une autorisation et planifier un moment précis de présence avec Christian Gingras et son équipe de la direction des et ressources matérielles et immobilières. Ces mesures sont essentielles pour bien assurer que les règles de distanciation sociale et de sécurité sanitaire soient respectées.

La foire aux questions qui sera mise en ligne au plus tard demain sur l’intranet permettra d’apporter d’autres réponses. D’ailleurs, comme je l’évoquais hier, vous êtes invité-es à soumettre vos questions à la direction des communications, à l’adresse communications@uquebec.ca, qui veillera à enrichir cet outil.

Enfin, je vous rappelle que des éléments de cette planification pourraient devoir être révisés à la lumière de nouvelles directives émises par la santé publique.

Profitons des deux jours à venir pour prendre du repos avec nos proches. Avec la santé, ils sont ce que nous avons de plus précieux. Prenons-en soin!

Johanne

Message du 19 mars

Bonjour à vous toutes et tous,

Nous vivons une situation unique, exigeant des mesures exceptionnelles au nom de la santé publique. Lundi dernier, l’Université du Québec a annoncé la suspension de ses activités régulières. Au cours des derniers jours, les activités jugées prioritaires ont été maintenues et beaucoup d’efforts ont été consentis à préparer le redéploiement d’une grande part de nos services en mode télétravail.

D’entrée de jeu, je tiens à remercier tous les membres du personnel pour leur collaboration. Votre engagement continu illustre les valeurs de notre organisation, qui font sa réputation et notre fierté : respect, collaboration et sens du service. Certaines équipes ont été particulièrement sollicitées et je les remercie tout particulièrement de leur appui.

Le travail n’est cependant pas terminé. En effet, la situation évolue constamment, ce qui peut nous obliger à ajuster notre action, parfois rapidement. Comme vous le savez, toutes les universités ont dû suspendre leurs activités académiques en présence. Dans ses plus récentes directives, le MEES leur demandait de maintenir, à des niveaux variables, leurs autres activités, notamment en vue de se préparer à offrir leur enseignement à distance et de maintenir, dans la mesure du possible, tous les services administratifs. Dès lors, nous nous devons d’être en mesure d’accompagner les établissements du réseau dans la poursuite de leur mission malgré ce contexte inhabituel et changeant.

Pour ce faire, le télétravail est une mesure à privilégier par les membres du personnel. En date d’aujourd’hui, plusieurs employés de l’Université du Québec sont déjà en mesure de travailler depuis leur domicile. Si certaines contraintes à la prestation de travail demeurent pour des raisons technologiques ou personnelles, nous vous invitons, si ce n’est déjà fait, à contacter votre gestionnaire pour en discuter. Cette communication nous permettra de dresser un portrait de notre capacité collective de travail en lien avec les besoins actuels.

À partir du lundi 23 mars, nous vous demandons de reprendre votre travail au mieux de vos capacités, selon les modalités qui auront été convenues avec vos gestionnaires au regard des circonstances particulières.

Nous prenons bonne note de vos questions. Pour y répondre efficacement, nous rédigeons une foire aux questions/réponses qui sera enrichie au quotidien. Un message vous sera envoyé à cet effet, dès que mis en ligne dans la journée de demain. De nouvelles directives sont aussi en préparation. Par exemple, avant de pouvoir répondre à certaines demandes particulières concernant l’utilisation d’équipements du bureau à la maison, un protocole doit être mis en place. D’ici là, il est strictement interdit de sortir quelque équipement qui soit des bureaux. Si vous l’avez déjà fait, vous devez immédiatement en aviser Christian Gingras.

En terminant, je suis bien consciente que cette réorganisation est exigeante pour tous. Le défi peut être plus important dans certains services, pour certaines personnes très sollicitées à cause de la nature de leur travail ou pour d’autres ayant à conjuguer avec des responsabilités familiales. Collectivement, nous devrons être solidaires et créatifs pour trouver des solutions responsables.

Je vous remercie encore de votre compréhension et de votre collaboration,

Johanne

Foire aux questions (FAQ)

* Membres du personnel du siège social : plus de questions et réponses sont disponibles sur le site intranet.

Questions concernant les immeubles et les bureaux

Quelles mesures additionnelles de nettoyage ont été prises dans les immeubles de l’UQ?

Une personne additionnelle a été ajoutée à l’effectif régulier de l’entretien ménager. Cette ressource sera dédiée uniquement à la désinfection des poignées, des rampes, des plaques de porte, des boutons d’ascenseur et des surfaces horizontales se trouvant dans les aires communes. Elle sera sur place tant que la situation l’exigera. Nous avons également ajouté des poubelles à la sortie des salles de toilette, vous permettant d’utiliser du papier à main pour ouvrir les portes et le jeter ensuite. Nous vous invitons à conserver un papier à main pour ouvrir les portes de votre secteur et de votre bureau.

Quelles sont les heures d’ouverture des immeubles? (modifiée : 14/09/20)

Les immeubles sont ouverts de 7 h à 18 h, du lundi au vendredi. Ils sont fermés le samedi et le dimanche.

L'immeuble est uniquement accessible pour les membres du personnel de l’Université du Québec et de l’Université TÉLUQ. Ceux-ci doivent passer leurcarte d'accès sur le lecteur externe pour entrer. Chaque visite doit être autorisée au moins 24 heures à l’avance par votre gestionnaire et par la direction des ressources matérielles et immobilières. Le personnel doit également respecter l'heure qui lui sera assignée. Ces mesures sont en place pour éviter que trop de personnes ne se trouvent au bureau en même temps.

Un agent attitré au contrôle de la COVID est présent de 7 h à 17 h dans le hall d’entrée de l’immeuble du Parvis. À chacune de leurs présences dans l’immeuble, le personnel devra obligatoirement se présenter à son poste pour signer le registre.

Dois-je porter un masque lorsque je suis présent dans les immeubles de l’UQ? (modifié : 14/09/20)

Le personnel doit porter un masque de procédure lors de tous ses déplacements dans les immeubles. Les masques de procédure seront remis par l’agent attitré dont le poste d’accueil est situé dans le hall d’entrée de l’immeuble du Parvis. Les masques « maison » (en tissu ou autre) ne sont pas acceptés pour les lieux de travail, selon les règles de la CNESST.

Le masque peut être retiré lorsqu'une personne est assise à son bureau, pourvu que la distanciation de deux mètres soit respectée avec ses collègues de travail.

Quelles sont les consignes pour la circulation dans les immeubles? (modifiée : 14/09/20)

Vous devez maintenant entrer par la porte principale (475, du Parvis) et sortir par le Jardin du Savoir, à l’arrière de l’immeuble. Merci de respecter la signalisation.

Quelles sont les consignes pour l’utilisation des salles de toilettes? (ajout : 29/05/20)

Idéalement, une seule personne à la fois devrait se trouver dans une salle de toilettes pouvant normalement en accueillir plus d’une. En tout temps, respectez la distanciation appropriée et le lavage des mains (20 secondes) est obligatoire en entrant et en sortant de la salle de toilettes.

Peut-on utiliser les salles de réunion et les salles de consommation? (ajout : 29/05/20)

Jusqu’à nouvel ordre, ces salles communes ne sont pas accessibles. Vous ne devez pas non plus utiliser les micro-ondes et les frigos. Assurez-vous d’avoir une collation ou un repas qui n’a pas besoin d’être réchauffé et utilisez des blocs réfrigérants (ice pack) dans votre boîte à lunch si nécessaire.

Est-ce que le restaurant « Les Délices du Parvis » est toujours accessible? (modifiée : 14/09/20)

Le restaurant est maintenant ouvert de 8 h à 19 h, du lundi au vendredi, en tout respect des règles sanitaires en vigueur.

Questions en matière de santé

Quels symptômes dois-je surveiller?

Les symptômes de la COVID-19 s’apparentent à ceux d’un rhume ou d’une grippe, soit :

  • une toux
  • une fièvre
  • un essoufflement et des difficultés respiratoires

Les symptômes peuvent être légers (identiques à un rhume) ou plus sévères (tels que ceux associés à la pneumonie et à l’insuffisance pulmonaire ou rénale).

La grande majorité des personnes atteintes de ce coronavirus se rétablissent par elles-mêmes. Pour le moment, il n’existe aucun traitement spécifique ou vaccin pour la COVID-19.

Que puis-je faire pour me protéger et protéger les autres dans le contexte du COVID-19?

Veuillez consulter les sites suivants pour des renseignements sur les principales mesures d’ordre sanitaire :

Que faire si j’ai des symptômes?

Les personnes qui ont un doute sur leur état de santé ou qui ressentent les symptômes associés à la COVID-19 (toux, fièvre ou essoufflement/difficultés respiratoires) sont invitées à composer le 1 877 644-4545 (418 644-4545), la ligne téléphonique sans frais du gouvernement du Québec dédié aux questions concernant la COVID-19.

Nous vous demandons également de remplir le Formulaire d’autodéclaration pour isolement volontaire et de le transmettre par courriel dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : covid-19@uquebec.ca.

Que faire si j’éprouve de l’anxiété?

Si vous en ressentez le besoin, n’hésitez pas à faire appel au programme d’aide aux employés de l’UQ au 1 800 361-2433. Pour plus d’information sur ce programme, vous pouvez consulter le site de la direction des ressources humaines et de la rémunération globale sur l’intranet.

Si cette situation vous inquiète, si vous avez un doute sur votre état de santé ou si vous ressentez les symptômes associés à la COVID-19, vous pouvez contacter le 1 877 644-4545 (418 644-4545), la ligne téléphonique sans frais du gouvernement du Québec dédiée aux questions concernant la COVID-19.

Que faire si je reviens de voyage, si j’habite avec une personne invitée à se mettre en quarantaine, si j’ai été en contact avec quelqu’un d’infecté ou si je suis malade?

Nous vous demandons de remplir le Formulaire d’autodéclaration pour isolement volontaire qui nous permettra de consigner les cas de COVID-19 ou d’exposition possibles au coronavirus. La divulgation de l’exposition ou de la maladie est requise afin de protéger la santé et la sécurité de vos collègues ainsi que pour limiter la propagation dans la communauté. Les informations recueillies seront conservées en toute sécurité et aucune information personnelle ne sera divulguée sauf si la loi l’exige ou avec le consentement explicite de l’employé.

Nous vous demandons de remplir le Formulaire d’autodéclaration pour isolement volontaire et de le transmettre par courriel dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : covid-19@uquebec.ca.

Dois-je fournir un billet médical si je suis malade? (modifiée : 14/09/20)

L’employé malade doit remettre un certificat médical, à la demande de l’Université, après la troisième journée d’absence.

Où puis-je trouver le Formulaire d’autodéclaration pour isolement volontaire?

Vous pouvez télécharger le formulaire en cliquant ici. Une fois complété, vous pouvez l’acheminer à l’adresse suivante : covid-19@uquebec.ca.

Pour plus d’information, écrivez à communications@uquebec.ca.