Coronavirus (covid-19) | Réseau de l'Université du Québec

Coronavirus (covid-19)

Messages de la présidente

Message du 24 mars

La technologie, plus qu’hier, moins que demain

Bonjour à vous,

Je me permets aujourd’hui un mot plus personnel, pour partager avec vous une page de vécu. Ma première réunion d’équipe avec Teams.

C’était ce matin. Nous nous étions lancés comme défi de tenir une réunion sur cette plateforme. Après 15 minutes de sparages pour comprendre sur quel bouton appuyer pour afficher telle ou telle autre fonctionnalité, quelle fenêtre ouvrir ou fermer, nous avons enfin réussi à commencer la conversation. Et je vous épargne le fait que nous avons dû nous débrancher, puis nous rebrancher parce que la moitié de notre grand groupe (de six personnes) était en ligne sur une autre réunion, comme dans un monde parallèle.

RENFORCER LE SAVOIR-FAIRE

Quinze minutes, c’est long quand on est dans une période de crise ! Mais en même temps, c’est parfois quand on est obligé qu’on doit plonger pour faire face à la musique. Aussi, je réalise que notre organisation fera des apprentissages accélérés en matière de TI et de bien d’autres aspects lors des semaines à venir. Pour soutenir ce changement, nous centraliserons bientôt les différentes ressources à notre disposition dans un endroit facile d’accès pour tous.

Plutôt étonnant, car nous avions inscrit cet objectif dans le plan d’action pour l’Université du Québec 2019-2023 : « Renforcer les savoir-faire du personnel en matière de TI ». L’ambition était de pouvoir s’approprier les technologies de l’information comme outils pour renforcer nos capacités d’action. Il semble que nous y parviendrons bien plus vite que prévu.

FEUILLES DE TEMPS

Et enfin, autre innovation pour la période débutant le 16 mars, vous n’aurez pas à compléter de bonnes vieilles feuilles de temps sauf si vous prenez des vacances ou si vous avez une incapacité majeure. De plus, pour la période du 16 au 29 mars 2020 et les périodes subséquentes, l’horaire variable est suspendu pour tous les employés. Les heures supplémentaires ne seront autorisées que sur une base exceptionnelle et après entente avec le supérieur immédiat. Ceci prévaudra pour une période indéterminée. Je vous invite à lire à ce sujet ce qui sera ajouté demain dans la Foire aux questions, en plus des autres informations sur les nouvelles heures d’accès (7 h à 16 h) et la procédure à suivre obligatoirement avant tout déplacement à nos bureaux.

Je vous souhaite une belle soirée, branchée avec vos proches avant de vous brancher avec vos collègues !

Johanne

Message du 23 mars

Pas de changements, pas d’agréments

Bonsoir à toutes et tous,

Nous avions bien prévu qu’il nous faudrait être flexibles et ajuster notre action au besoin. C’est le cas avec les nouvelles directives émises par le premier ministre François Legault lors de son point de presse d’aujourd’hui, lundi 23 mars, qui demandent aux entreprises et services non essentiels de fermer leurs bureaux d’ici le mardi 24 mars, à minuit.

En conséquence et à moins d’indications contraires, nous continuons à faire en sorte qu’un minimum de nos employés doivent et puissent se présenter à nos bureaux. Selon les informations actuellement disponibles, les entreprises qui assurent les services de maintenance et d’entretien ménager des édifices font partie des services essentiels. Donc même si l’accès à nos bureaux est contrôlé, il sera possible à certains d’entre vous d’y poursuivre des activités. De plus, si vous avez des documents ou des effets personnels à récupérer, vous pourrez le faire. Cependant pour vous présenter dans nos locaux, vous devrez avoir reçu l’autorisation de votre supérieur ainsi que celle de Christian Gingras de la DRMI. Ce dernier s’assurera de gérer la circulation sur les étages et dans l’immeuble. Une plage horaire vous sera assignée pour votre passage dans nos bureaux et vous devrez la respecter.

TÉLÉTRAVAIL

Par ailleurs, comme l’a aussi indiqué le premier ministre François Legault, le télétravail demeure la voie privilégiée pour poursuivre nos activités. Avec l’annonce faite dimanche en conférence de presse concernant la prolongation des mesures prises pour le réseau de l’éducation, nous savons également à présent que cette modalité prévaudra assurément minimalement jusqu’au début mai. Aussi, nous continuons à redéployer nos services en ce sens. La majorité d’entre vous êtes déjà équipés et fonctionnels. Nous attendons encore quelques ordinateurs portables pour répondre à certains besoins. Les personnes concernées par ces nouveaux portables seront contactées individuellement pour convenir de la suite des choses.

FOIRE AUX QUESTIONS

Une foire aux questions a été mise en ligne samedi. Je vous invite à la consulter, sachant qu’elle sera mise à jour quotidiennement selon les besoins : http://uquebec.ca/coronavirus J’attire particulièrement votre attention sur le Formulaire d’autodéclaration à remplir au besoin, comme spécifié dans la foire aux questions.

Enfin, dans cette période de confinement, nous pourrons tester nos outils technologiques et nos capacités à communiquer à distance.

Je me permets de vous rappeler que la raison première de toutes ces mesures, c’est la santé publique et le fait que chaque petit geste permettra peut-être de sauver quelques vies en fin de compte. Nous tenons à vous et c’est pour cela que nous vous demandons de suivre les consignes qui vous sont données.

Dans ces circonstances exceptionnelles, je vous souhaite le meilleur début de semaine possible et une bonne soirée de confinement.

Johanne

Message du 20 mars

Bonjour à tous et à toutes,

Nous terminons une semaine bien particulière alors que nous avons vécu plusieurs premières. La déclaration d’urgence sanitaire et la cascade de décisions qui en a découlée ont bouleversé notre quotidien et nos modes de vie. Mais ce contexte unique a aussi été l’occasion de voir à l’œuvre la puissante capacité d’adaptation des personnes et de notre organisation.

C’est entre autres ce que je retiens de la rencontre des cadres tenue cet après-midi. Tour à tour, les directeurs et les directrices ont exposé comment leurs équipes se sont mobilisées dans les derniers jours, et comment elles ont su redéployer une bonne partie de leurs activités vers le télétravail. Dès ce matin, j’ai d’ailleurs pu annoncer aux chefs des établissements du réseau que l’Université du Québec est toujours en mesure de leur offrir des services de qualité et de les accompagner à traverser cette période difficile.

En plus du dévouement admirable dont chacun et chacune a fait preuve dans ces circonstances, ce sont aussi les liens unissant les membres de nos équipes qui nous ont permis d’être aussi efficaces : nous devions communiquer et avancer ensemble dans la même direction.

Il reste évidemment encore des questions à régler, encore des défis à surmonter pour pouvoir prétendre être au meilleur de nos capacités. Mais dans les circonstances, nous avons de plus en plus de réponses pour poursuivre ce travail. Par exemple, dès lundi, certaines personnes seront autorisées à venir à nos bureaux pour assurer leurs prestations. De même, ceux et celles souhaitant venir chercher des documents ou du matériel pourront le faire.

Mais, dans tous ces cas, il s’agit encore d’exceptions. Avant de vous déplacer à nos bureaux, vous devez impérativement contacter votre gestionnaire au préalable pour obtenir une autorisation et planifier un moment précis de présence avec Christian Gingras et son équipe de la direction des et ressources matérielles et immobilières. Ces mesures sont essentielles pour bien assurer que les règles de distanciation sociale et de sécurité sanitaire soient respectées.

La foire aux questions qui sera mise en ligne au plus tard demain sur l’intranet permettra d’apporter d’autres réponses. D’ailleurs, comme je l’évoquais hier, vous êtes invité-es à soumettre vos questions à la direction des communications, à l’adresse communications@uquebec.ca, qui veillera à enrichir cet outil.

Enfin, je vous rappelle que des éléments de cette planification pourraient devoir être révisés à la lumière de nouvelles directives émises par la santé publique.

Profitons des deux jours à venir pour prendre du repos avec nos proches. Avec la santé, ils sont ce que nous avons de plus précieux. Prenons-en soin!

Johanne

Message du 19 mars

Bonjour à vous toutes et tous,

Nous vivons une situation unique, exigeant des mesures exceptionnelles au nom de la santé publique. Lundi dernier, l’Université du Québec a annoncé la suspension de ses activités régulières. Au cours des derniers jours, les activités jugées prioritaires ont été maintenues et beaucoup d’efforts ont été consentis à préparer le redéploiement d’une grande part de nos services en mode télétravail.

D’entrée de jeu, je tiens à remercier tous les membres du personnel pour leur collaboration. Votre engagement continu illustre les valeurs de notre organisation, qui font sa réputation et notre fierté : respect, collaboration et sens du service. Certaines équipes ont été particulièrement sollicitées et je les remercie tout particulièrement de leur appui.

Le travail n’est cependant pas terminé. En effet, la situation évolue constamment, ce qui peut nous obliger à ajuster notre action, parfois rapidement. Comme vous le savez, toutes les universités ont dû suspendre leurs activités académiques en présence. Dans ses plus récentes directives, le MEES leur demandait de maintenir, à des niveaux variables, leurs autres activités, notamment en vue de se préparer à offrir leur enseignement à distance et de maintenir, dans la mesure du possible, tous les services administratifs. Dès lors, nous nous devons d’être en mesure d’accompagner les établissements du réseau dans la poursuite de leur mission malgré ce contexte inhabituel et changeant.

Pour ce faire, le télétravail est une mesure à privilégier par les membres du personnel. En date d’aujourd’hui, plusieurs employés de l’Université du Québec sont déjà en mesure de travailler depuis leur domicile. Si certaines contraintes à la prestation de travail demeurent pour des raisons technologiques ou personnelles, nous vous invitons, si ce n’est déjà fait, à contacter votre gestionnaire pour en discuter. Cette communication nous permettra de dresser un portrait de notre capacité collective de travail en lien avec les besoins actuels.

À partir du lundi 23 mars, nous vous demandons de reprendre votre travail au mieux de vos capacités, selon les modalités qui auront été convenues avec vos gestionnaires au regard des circonstances particulières.

Nous prenons bonne note de vos questions. Pour y répondre efficacement, nous rédigeons une foire aux questions/réponses qui sera enrichie au quotidien. Un message vous sera envoyé à cet effet, dès que mis en ligne dans la journée de demain. De nouvelles directives sont aussi en préparation. Par exemple, avant de pouvoir répondre à certaines demandes particulières concernant l’utilisation d’équipements du bureau à la maison, un protocole doit être mis en place. D’ici là, il est strictement interdit de sortir quelque équipement qui soit des bureaux. Si vous l’avez déjà fait, vous devez immédiatement en aviser Christian Gingras.

En terminant, je suis bien consciente que cette réorganisation est exigeante pour tous. Le défi peut être plus important dans certains services, pour certaines personnes très sollicitées à cause de la nature de leur travail ou pour d’autres ayant à conjuguer avec des responsabilités familiales. Collectivement, nous devrons être solidaires et créatifs pour trouver des solutions responsables.

Je vous remercie encore de votre compréhension et de votre collaboration,

Johanne

Foire aux questions (FAQ)

Formulaire d’autodéclaration pour isolation volontaire

Questions en matière de ressources humaines

Dans quelles circonstances dois-je remplir une feuille de temps?

Voir la réponse dans l'intranet (accès réservé aux employés)

Qui a accès à nos bureaux pour l’instant?

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Quelles sont les consignes à suivre si je suis appelé ou autorisé par mon gestionnaire à me présenter physiquement au bureau?

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Suis-je payé(e) pendant la période d’urgence sanitaire décrétée par le gouvernement?

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Qu’en est-il du télétravail?

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Ajout : Où puis-je télécharger le Guide sur le télétravail?

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J’ai dû annuler mes vacances compte tenu de la pandémie, est-ce que je pourrai reporter au 1er juin 2020 un solde de vacances supérieur à 10 jours?

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Questions concernant ma connexion informatique

Ajout : Ma connexion « Bureau à distance » gèle ou devient très lente. Pourquoi?

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Ajout : Comment redémarrer l’ordinateur du bureau lors d’une Connexion Bureau à distance ?

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Ajout : Comment améliorer la performance de la Connexion Bureau à distance?

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Ajout : Existe-t-il un guide d’installation pour le serveur VPN ?

Voir la réponse dans l'intranet (accès réservé aux employés)

Ajout : Mes connexions VPN sont lentes ou se déconnectent souvent. Que faire ?

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Ajout : Puis-je brancher un moniteur de l’UQ sur mon ordinateur personnel ?

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Questions concernant les outils pour organiser des réunions et pour communiquer

Comment puis-je accéder de façon sécuritaire à mes courriels?

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Tout le monde parle de Microsoft Teams pour organiser des rencontres internes. Qu’en est-il exactement?

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Ajout : Où puis-je voir la formation Teams qui a été enregistrée?

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Ajout : Existe-t-il un guide d’introduction à Microsoft Teams?

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Ajout : Y a-t-il des contraintes d’utilisation de Microsoft Teams sur le Mac OS?

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Quelle est la procédure à suivre pour réserver une visioconférence Zoom?

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Ajout : J’ai tenté de réserver une conférence Zoom et aucune n’était disponible. Que faire?

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Ajout : Quelles mesures de sécurité sont mises en place pour l’utilisation de Zoom?/h3>

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Quelle est la procédure à suivre pour organiser une conférence téléphonique?

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Ajout : Comment puis-je accéder au pont téléphonique pour contacter sans frais les établissements du réseau?

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Ajout : Existe-t-il un guide pour l’utilisation de la messagerie vocale?

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Questions concernant les immeubles et les bureaux

Quelles mesures additionnelles de nettoyage ont été prises dans les immeubles de l’UQ?

Une personne additionnelle a été ajoutée à l’effectif régulier de l’entretien ménager. Cette ressource sera dédiée uniquement à la désinfection des poignées, des rampes, des plaques de porte, des boutons d’ascenseur et des surfaces horizontales se trouvant dans les aires communes. Elle sera sur place tant que la situation l’exigera. Nous avons également ajouté des poubelles à la sortie des salles de toilette, vous permettant d’utiliser du papier à main pour ouvrir les portes et le jeter ensuite. Nous vous invitons à conserver un papier à main pour ouvrir les portes de votre secteur et de votre bureau.

Puis-je passer au bureau pour récupérer des documents qui me seront utiles en télétravail?

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Puis-je aller chercher des équipements dans mon bureau afin d’améliorer mon espace de travail à la maison?

Voir la réponse dans l'intranet (accès réservé aux employés)

Quelles sont les heures d’ouverture des immeubles?

Les immeubles sont ouverts de 7 h à 19 h, du lundi au vendredi. Aucun accès ne sera possible le samedi et le dimanche. À partir du lundi 6 avril, les heures d’ouverture des immeubles seront de 7 h à 16 h. Ils seront également fermés du vendredi 10 au lundi 13 avril inclusivement.

Vous devez passer votre carte d'accès sur le lecteur externe pour entrer. Nous vous rappelons que chaque visite doit être autorisée par votre gestionnaire et par la direction des ressources matérielles et immobilières. Vous devez également respecter l'heure qui vous sera assignée. Ces mesures sont en place pour éviter que trop de personnes ne se trouvent au bureau en même temps.

Si je suis appelé à travailler au bureau, j’aimerais pouvoir nettoyer et désinfecter mon clavier et ma souris. Est-ce possible?

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Est-ce que le restaurant « Les Délices du Parvis » est toujours accessible?

Voir la réponse dans l'intranet (accès réservé aux employés)

Questions en matière de santé

Quels symptômes dois-je surveiller?

Les symptômes de la COVID-19 s’apparentent à ceux d’un rhume ou d’une grippe, soit :

  • une toux
  • une fièvre
  • un essoufflement et des difficultés respiratoires

Les symptômes peuvent être légers (identiques à un rhume) ou plus sévères (tels que ceux associés à la pneumonie et à l’insuffisance pulmonaire ou rénale).

La grande majorité des personnes atteintes de ce coronavirus se rétablissent par elles-mêmes. Pour le moment, il n’existe aucun traitement spécifique ou vaccin pour la COVID-19.

Que puis-je faire pour me protéger et protéger les autres dans le contexte du COVID-19?

Veuillez consulter les sites suivants pour des renseignements sur les principales mesures d’ordre sanitaire :

Que faire si j’ai des symptômes?

Les personnes qui ont un doute sur leur état de santé ou qui ressentent les symptômes associés à la COVID-19 (toux, fièvre ou essoufflement/difficultés respiratoires) sont invitées à composer le 1 877 644-4545 (418 644-4545), la ligne téléphonique sans frais du gouvernement du Québec dédié aux questions concernant la COVID-19.

Nous vous demandons également de remplir le Formulaire d’autodéclaration pour isolement volontaire et de le transmettre par courriel dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : covid-19@uquebec.ca.

Que faire si j’éprouve de l’anxiété?

Si vous en ressentez le besoin, n’hésitez pas à faire appel au programme d’aide aux employés de l’UQ au 1 800 361-2433. Pour plus d’information sur ce programme, vous pouvez consulter le site de la direction des ressources humaines et de la rémunération globale sur l’intranet.

Si cette situation vous inquiète, si vous avez un doute sur votre état de santé ou si vous ressentez les symptômes associés à la COVID-19, vous pouvez contacter le 1 877 644-4545 (418 644-4545), la ligne téléphonique sans frais du gouvernement du Québec dédiée aux questions concernant la COVID-19.

Que faire si je reviens de voyage, si j’habite avec une personne invitée à se mettre en quarantaine, si j’ai été en contact avec quelqu’un d’infecté ou si je suis malade?

Nous vous demandons de remplir le Formulaire d’autodéclaration pour isolement volontaire qui nous permettra de consigner les cas de COVID-19 ou d’exposition possibles au coronavirus. La divulgation de l’exposition ou de la maladie est requise afin de protéger la santé et la sécurité de vos collègues ainsi que pour limiter la propagation dans la communauté. Les informations recueillies seront conservées en toute sécurité et aucune information personnelle ne sera divulguée sauf si la loi l’exige ou avec le consentement explicite de l’employé.

Nous vous demandons de remplir le Formulaire d’autodéclaration pour isolement volontaire et de le transmettre par courriel dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : covid-19@uquebec.ca.

Dois-je fournir un billet médical si je suis malade?

Si vous avez la grippe ou un rhume qui vous empêche de travailler, nous ne vous demanderons pas de billet médical. Cependant, s’il s’agit d’une incapacité majeure qui demande un arrêt à long terme, vous devrez fournir un billet médical à la direction des ressources humaines et de la rémunération globale, ce qui fera en sorte d’accélérer le traitement par nos assurances.

Où puis-je trouver le Formulaire d’autodéclaration pour isolement volontaire?

Vous pouvez télécharger le formulaire en cliquant ici. Une fois complété, vous pouvez l’acheminer à l’adresse suivante : covid-19@uquebec.ca.

Vous avez des questions pour bonifier la FAQ? Faites-les parvenir à communications@uquebec.ca.